忘年会挨拶の幹事って何をするの?順番は?締めはどうする?

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忘年会シーズンがやってまいりました。

いつも傍観者の立場でなんとなく参加していた忘年会。

ところが今年は幹事を任命され、さて、どうしょう!!

幹事なんかやったことないし、一体幹事って何をするのかもよくわからない。

今回は忘年会挨拶のHOW To 情報を紹介いたします。

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忘年会挨拶の幹事って何をする?

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ただ忘年会で挨拶や司会をするだけが幹事ではありません

【幹事の仕事とは】
①予約から解散までのスケジューリング
  • 日程の段取りから店の予約
  • 参加の案内
  • 出欠
  • 当日は場の進行
  • 乾杯の挨拶の選定等々

に加え、

②当日の進行管理
③余興の企画
④予算管理

と全てを執り行わないといけません。

それにはかなりの調整能力が必要とされます。

なので、誰でもできる仕事ではありません。

逆手をとれば、この

「幹事」が立派に務まれば、ある意味ビジネスにに通じるスキルなので「デキる」と評価される絶好の機会

でもありますね。

では、どのように進めていけばよいのでしょうか?

日程調整から予約まで「幹事の最大の腕の見せどころ」

お店の情報の徹底的なリサーチをしましょう。

偉い人を中心に、好みのお酒や食べ物がメニューにあるかどうかの確認、座席はテーブルか座敷なのか、座敷だと足腰が悪い人や年配で座ることが苦痛となった方には辛いのでできればテーブルのほうが好ましいようです。

日程を決めたら挨拶のお願いは早めに行いましょう。

会の挨拶をお願いする相手は多忙な上席です。

本来は直接お願いするのがマナーです。

しかし、年末ともなれば更に忙しいもの。そのために時間を作って頂くのは大変です。

速やかに報告し了解を得るためには、メールを活用するのもいいでしょう。

その際に本文に

「本来であれば、直接お会いしてお願いすべきところですが、ご多忙中とのことでしたのでメールにてお願い申し上げた次第です。」

など、一文を添えましょう。

忘年会挨拶の順番は?

では忘年会当日、会の進行はどのようになっているのでしょうか?

ざっと、

【忘年会当日の会の進行】

  1. 司会者(幹事)の紹介
  2. 開会の挨拶
  3. 乾杯音頭
  4. 会食~歓談
  5. 余興
  6. 閉会挨拶

といった流れになります。

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【挨拶の場面】

  1. 開会の挨拶
  2. 乾杯の挨拶
  3. 閉会の挨拶

と3回あります。

しかし、この挨拶の順番には、実は注意点があるのです。

例えば、会社の役員で社長、部長、課長が参加の場合。

まず、宴会の挨拶の中では一番重要な開会の挨拶ですが、これは参加者の中で最も役職が高い人にお願いします。

開会の挨拶のときには、まだお酒が入っておらず、聞く側もしらふな状態です。

みながきちんと耳を傾ける挨拶はこの場面のみで、後はお酒が入ってしまいじっくり聞き入るという雰囲気ではありません。

そのような理由から一番高い役職の方(ここでいう社長)にお願いします

次に乾杯の挨拶ですが、そのまま続けて役職が高い人が行っても構いません。

しかし一番いいのは乾杯の音頭は役職の三番目に高い人にお願いするのがよいでしょう。(ここでいう課長)

閉会の挨拶については二番目に役職の高い人(ここでいう部長)にお願いし、一本締めや三本締めなどでビシッと締めてもらうのがいいでしょう。

【挨拶の一般的な通例】

  • 開会の挨拶:一番高い役職の方
  • 乾杯の挨拶:三番目に高い役職の方
  • 閉会の挨拶:二番目に役職の高い方

一般的な通例を述べておりますが、会社によってルールがあるので、例年はどうなのか、先輩や上司に確認して執り行うようにします。

独断で勝手に変更してはNGです。

忘年会挨拶の締めは?

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忘年会もそろそろ終盤。

時間ぎりぎりまでひっぱるのではなく、少し早めに閉会を行うようにしたほうがスムーズです。

理由は、時間ギリギリに設定していると、どんなハプニングがあるかわかりません。

もしかしたら、締めの挨拶も出来ない状態のまま、お開きとなってしまう可能性もあります。

そんなことになってはズルズルと終わってしまった感になりビシッと締めることが出来ないからです。

また、一次会が終われば幹事の仕事が終了のように思われがちですが、二次会のセッティングまでが幹事の仕事と認識しておきましょう。

【一次会が終わる前に】

  • 二次会へ参加する人数の集計
  • お店の確保
  • 参加者へのアナウンス

までスムーズに行うと、「幹事」として合格です!

最後は忘れ物がないかどうかチェックするところまで気を回しましょう。

まとめ

いかがでしたか?

大変な役割の「幹事」をキッチリこなしたら会社でのあなたの株も上がること間違いないですね。

だからと言ってくれぐれも仕切る幹事にならないようにしましょう。

みなが満足できるように気配りができる「幹事」こそが素晴らしい幹事なのです。

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