文書でよくみられる追記とは?その使い方について紹介

手紙と万年筆

あとから書き足すという意味

「追記」はビジネスシーンでしばしば用いられる言葉ですから、覚えておいて損はないでしょう。

漢字を一つずつ分解すると「記を追う」となります。つまり文章を作成した後で、書き足すことという意味です。

従来の文章では不足している言葉や文章を書き足します。

ですから図柄やグラフ、表のような文章ではないものを付け足す場合にはこの言葉を使わないほうがいいでしょう。

この言葉はあくまでも文章を書き足すという意味です。

このためもともとある文章の内容に関係あるかどうかは重要ではありません。

単純に文章を付け足す意味ですから、幅広いシチュエーションで利用できます。

基本的に会話よりも文書で

こちらの言葉は会話の中で使われることはほとんどありません。

文書のやり取りをしているときに、何か付け足すことがあれば記載する形になります。

文書はもちろんのこと、メールやブログなどでも使われることは多いです。

手紙を書く時に「P.S.」という言葉がよく使われるのはご存知の方も多いでしょう。

P.Sは正式名称を「Post Script」といいます。

ラテン語で「後に書くもの」という意味がありますから、これに近いイメージで作成するといいでしょう。

一般的に改まった文書を作成する際に用いることが多いです。

その他にはホームページに記載する内容に使われることも少なくありません。

例えば法令に関する記述のある場合、ホームページを作成したのちで内容の一部変更が起きることもあり得ます。

そのような場合に従来の内容に書き加えるという意味で「追記」と但書をつけているサイトも少なからず見られます。

具体的にはどうやって使う?文例を紹介

ではどのように使用するか、頻繁にやり取りするであろうメールの中に記載した場合を紹介します。

例えば何かアドバイスをもらったときに、そのお礼をしたかったと仮定します。

「おはようございます、○○です。昨日は大変ありがとうございました。

今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。」と本文を作成します。

その後で「追記:お土産の品をいただきありがとうございました。

部内でおいしくいただきました」などとお礼ついでに何か言いたいことがあれば続けましょう。

ビジネスメールの場合には例えば「いつも大変お世話になっております。

お約束の資料について添付いたしましたのでご確認ください」ここまでは一般的なメールでしょう。

そのあと「追記:今週いっぱい出張で不在ですので、何かございましたら代理の○○にご連絡ください」という連絡事項を書き加える方法も考えられます。

類義語にはどのようなものがある?

類義語として「追伸」があります。

先ほど紹介したP.S.の代わりに使われることの多い言葉です。

いずれも新たに書き足すことである点に違いはないです。

しかしどの文章に書き加えるかによって変わってきます。

ここで紹介しているのは文書を作成するときに使います。

一方この追伸は手紙の時に使用するイメージです。

追伸の方がよりカジュアルなシチュエーションで使用するものと思ってもらえるといいでしょう。

もう一つ「加筆」も類義語といえます。

しかし加筆の場合、文章を書き足すこととはやや違って、文章を書いている最中に何か書き漏らしがあったときに付け加えることを指します。

追記は完全に文章の作成がいったん終わった後で書き足しますから、書き足すタイミングが異なります。

まとめ

追記はそれまで作成した文章の内容に関係なく言葉です。

このため、ビジネスメールや文書を作成するときに幅広く活用できます。

社会人として幅広い表現をマスターしたければ、欠かせない言葉と言えるでしょう。