「ご査収ください」の意味は？目上の人に使える？言い換え表現は？

社会人なら、「ご査収ください」との言葉が書かれたメールを目にしたことがあるはずです。

実際に使用したことがある人も多いでしょう。ところが、あまり意味を考えずに定型句としてなんとなく使っている人も多いのではないでしょうか。

そのためか、誤った場面で「ご査収ください」を使ったメールも少なくありません。

そこで、「査収」の言葉の意味を確認し、どういう場面で「ご査収ください」という表現が使えるかを見ていきましょう。

「ご査収ください」の意味は？目上の人に使える？

「査収」という言葉には、確認のうえ理解して受け取るという意味があります。

「査」という字には「調べる」や「理解する」という意味があり、また、「収」とは文字通り「収める」という意味を持ちます。

二つ合わせて「査収」とすれば上記の意味になることがおわかりのはずです。

敬語を作る接頭辞の「ご」と「ください」という丁寧語が付いていますので、「ご査収ください」という表現は目上の人にも使えます。

ただし、「確認して理解のうえで受け取ってください」という意味が通じないメールにはこの表現は使えないことに注意が必要です。

つまり、ビジネスメールでなら、資料など何らかの添付ファイルがあり、それを確認してもらうための表現として「ご査収ください」が使われるということです。

郵便物でも同様で、契約書や請求書など相手の確認を要する添付の資料がある場合に限り、この表現が使えます。

「内容を確認のうえ間違いなどあれば知らせてください」と言いたい時などに、「ご査収いただきますようお願い申し上げます」とすれば、受け取った相手はその意を汲み取って対応してくれるはずです。

「ご査収ください」の言い換え表現は？

添付ファイルなど相手に詳しく確認してもらいたい書類がない場合でも、メールをわざわざ送信するということは、相手に内容の確認を求めていることには違いありません。

そういう場合に「ご確認ください」で十分用を為していることは前述しましたが、「ご確認ください」以外にも使える表現があります。

たとえば、かなり目上の敬うべき人にメールを出すのなら、「ご高覧ください」という表現も可です。

「高覧」には高いところから見下ろすというニュアンスがあるため、尊敬語としても最上級の表現になります。

たとえば、「資料を作成いたしましたので、ご高覧賜りますようお願い申し上げます」のような文章ならどんなに目上の人に対しても失礼になりません。

ただし、かなりかしこまった敬語ですので、同格や目下の人に対して使うのは不自然です。相手をわきまえて使いましょう。

「査収」を使わない方が良い例

添付ファイルのあるメールでも、「査収」というほど厳密に確認を要するほどではないこともあるでしょう。

そういう場合にわざわざ「ご査収ください」は不自然です。

単にちょっと確認してもらえればそれでいいような内容の資料なら、そのまま「ご確認ください」としましょう。

相手が詳しく調べる必要がある書類を添付している場合にだけ、「査収」という言葉を使うと覚えておきましょう。

情報共有のために資料を添付する程度なら「査収」は必要ありません。

「ご査収ください」に対する返事

では、査収を求めるメールなどを受け取った場合はどのように返事したら良いのでしょうか？

返信の前に中身をよく確認します。そのうえで、返信では「書類の内容を確認いたしました。特に問題はございません」などと確認した旨を伝えましょう。

それに続いて、「お忙しいなかご対応いただきましてありがとうございました」などと締めると丁寧な返信メールになります。

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まとめ

要確認の添付資料がある場合にだけ、「査収」という言葉が使えることがわかりました。

今回初めて知ったという人は今後改めて、二度と誤用のないように気を付けましょう。