メールや手紙で使う「御中」と「様」の違いと使い方の注意点

ビジネスシーンだけでなく日常生活においても、手紙やメールを送る時に気を付けたいのが宛名に付ける敬称(けいしょう)です。

「様」と「御中」の使い分けは社会人としての基本ですから、確実にマスターしておきましょう。

「御中」と「様」の違い

「様」はふだんの会話の中でも日常的に使用する呼びかけの敬称です。

相手に対して「山田様」などと呼びかける時に使用しますし、名前がわからない時は「お客様」、子どもの場合は「お子様」などといろんな呼びかけに使用します。

一方、「御中」とは、手紙などで宛名が個人名でない時に使用する敬称です。

会社や部署などに続けて「○○株式会社 御中」や「○○株式会社 営業部 御中」というように用います。

「御」は敬意を示す丁寧語であり、それに続く「中」は、その敬称を付けた団体の中の誰かという意味です。

「○○株式会社御中」であれば、○○株式会社のどなたかに宛てた手紙ということになります。

注意したいのが、「様」は口語として呼びかけの際に用いるのに対し、「御中」は文章語であり、基本的に手紙などの郵便物の宛名に使用するものだということです。

会話中に相手の会社への呼びかけとしては用いません。その場合は「御社」を用います。

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「御中」と「様」の使い方の注意点

「○○株式会社御中」など、「御中」は手紙などで団体名が宛名の時の敬称として使用しますが、個人名が続く時には「様」と一緒に用いないことに注意してください。

たとえば、○○株式会社の鈴木さん宛ての手紙の場合、「○○株式会社 鈴木一郎様」とするのが正しく、「○○株式会社 御中 鈴木一郎 様」のように「御中」を使うのは間違いです。

同じく、部署名を書く際は「○○株式会社 人事部 鈴木一郎 様」であり、「○○株式会社 御中 人事部 鈴木一郎 様」でも「○○株式会社 人事部 御中 鈴木一郎 様」でもないことに注意しましょう。

個人名がある時には「御中」は使用しないと覚えておくとよいです。

そのほかの宛名の敬称

手紙などの宛名にはほかにも用いることのできる敬称があります。よくあるのが役職名です。

宛名の個人名の後に「社長」や「院長」など役職名も書く時は、それに続けて「様」を付ける必要はありません。

社長なら◯◯社長と書くだけでOKです。

「社長様」などとしているケースも時々見かけますが、これは二重敬語であり誤った用法です。

また、個人名の宛名に「殿」という敬称を用いることもあります。

「殿」は自分と同格か格下の相手に用いるもので、目上の人の呼びかけには使えません。

個人名はすべて「様」で統一するのが無難でしょう。

また、メールなどで複数の人に対して呼びかける際に、「各位」という敬称が用いられることもあります。

「関係者各位」や「担当者各位」などと相手が複数の時に用いる敬称です。

「各位」ですでに敬意を表しているため、「関係者様各位」のように二重敬語にしないように注意してください。

ただし、「お客様各位」との呼びかけだけは容認されています。

「お客各位」とするのは不自然だからでしょう。ですので、受け取った文書に「お客様各位」とあったからといって、「これでは二重敬語だ。これを書いた人は敬称の使い方も知らない」などと目くじらを立てることはありません。

返信の際の宛名の書き換えを忘れずに

往復はがきなどすでに返信用の宛名が記されているものには、「採用担当係行」などと「行」と書かれているものがあります。

この場合、返信の前に「行」の字を二重線で消して、「御中」などと適切な敬称に書き換えるのがマナーです。

「採用担当行 御中」といった具合です。

まとめ

些細なことのようですが、宛名は最初に目につく部分ですので、宛名の敬称の使い分けは正確にできるようにしておきましょう。

また、それ以外の宛名の敬称についても併せて覚えておいてください。

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